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多益季刊 Newsletter 58(2020年12月)

活用線上工具 她以英語攻克會展產業

文/蘇怡和


畢業於致理科技大學的莊子萱,擺脫大眾對技職生英語能力不佳的刻板印象,積極選修全英語會展模組課程以及海外會展實習機會,並以TOEIC® Listening and ReadingTest 630 分的證照,參加會展人員公開招募活動,如願到會展公司任職。

莊子萱(右一)讀科大期間以實習生身分,隨台灣區電機電子工業同業公會赴泰參展累積經驗。(照片提供/莊子萱)

帶台商參展 一手包辦海外大小事

莊子萱說,會展產業(MICE)類型很廣,包含企業會議型會展服務、提供企業客製化差別行程規畫的獎勵旅遊、國際機構或團體所舉辦的國際會議,以及活動、展示會、商業類展覽,是聚集眾多人士交流媒合的商業活動。

 

目前她擔任海外展覽代理業務的會展公司展覽專員,負責與台灣各工會合作,帶領台灣廠商前往國外參展,協助廠商與主辦方溝通、釐清參展細節,並在展覽期間前往當地,解決所有參展遇到的臨時狀況。

 

莊子萱進一步解釋,工作可細分為展覽前置階段及開展階段。展前必須主動招展,透過電話、資料庫、聯繫既有客戶等方式找到參展商,再搭配紙本文宣、電子文宣、網路行銷圖檔等行銷工具,因此繪圖軟體也是必要技能之一。

 

此外,包含協助展品的運輸、當地交通網路的確認、報價單的匯差計算、和合作旅行業者確認機票、展覽補助申請、行前說明時提醒當地氣候、展館位置、各國布展所規範的安全裝備等大小事,展覽專員都要一手包辦,把所有可預想到的風險降至最低,並協助廠商減少溝通的摩擦和縮短在國外的適應期。

 

籌辦會展的經驗,能間接訓練到溝通能力和情緒管理能力。莊子萱曾遇過台灣廠商因不滿國外主辦方臨時變更攤位畫分而向公司索賠,過程中雙方都難免有情緒,但她仍與公司資深夥伴共同努力協商談判,最後兩方圓滿收場;而這些偶爾冒出的突發狀況,也是這份工作具挑戰性、樂趣和迷人之處。「幾乎每個夥伴都是多功能的萬事通耶!」莊子萱這樣形容會展從業人員,而且英語能力是最基本的條件。從展前的前置作業開始,就必須以大量英文書信與國外相關對象溝通。

 

不過技職出身的她,曾因為感覺校內的英語教材字彙量太少、英文的授課時間也少,課本中的單字和文法也非常基礎,連老師都擔心職校生英語程度會落後高中生太多,而補充額外教材,訓練他們以融會貫通的方式增進英語力。

 

善用線上工具加自學 口說寫作熟能生巧

因此莊子萱養成積極尋求英語資源的習慣,透過選修全英語會展講座學分、聽英語廣播等方式提升英語能力。投入工作後,更因頻繁與外籍人士溝通,讓她的英文書信能力飛速進步。「在與各國專業人士溝通時,可以看到多種商用英語的開頭與結尾,我會記下來當作範例,靈活運用在日後的商業書信中。」

 

線上英語寫作工具「Grammarly」是她檢查書信內容的好幫手,確認語句是否順暢和文法與拼字有無錯誤。莊子萱透過書信往返自我練習,快速增進英文書寫能力,「這是靠Google翻譯所得不到的進步。如果只是依賴翻譯軟體,對自己沒好處。」而且以Email 溝通,一來可以減少口頭溝通可能造成的誤會,二來雙方都有文書紀錄可查詢。因此除非是緊急情況,事前聯繫時通常不會透過電話進行溝通。

 

除了寫作能力外,莊子萱的英語口說能力也因為工作大大提升,她任職公司的主力市場是中東杜拜,許多參展廠商常會詢問是不是需要聘請說其他外語的現場口譯,但杜拜有多元文化背景,所以莊子萱都會告訴參展廠商,英語在當地可暢行無阻。雖然英語難不倒她,但遇到有濃重腔調的口音,還是會有鴨子聽雷的感覺,「當下內心是非常痛苦的,覺得自己學英語都學了那麼久,怎麼還會無法理解,超懊惱的。」因此利用閒暇時間上YouTube 看影片、多聽不同口音,是莊子萱目前的解決之道。

 

雖然工作繁雜,但莊子萱還是樂在其中,並認為這個工作很適合喜歡出國和認識多元文化的人。比如她發現泰國人是不能催促的,否則會適得其反,讓對方乾脆擺爛,要相信時間到了對方的進度自然就會完成。且杜拜雖然也是周休二日,但休假是周四和周日,與台灣還有四小時時差,書信往來時要考量到時效性。

 

莊子萱建議剛進入會展產業的朋友,要用良好的態度積極發問,唯有不畏發言才能學得快。尤其要掌握前三個月蜜月期,遇到不懂的不要逃避,盡可能從前輩口中把所有會展知識弄懂。此外,在執行專案過程中陸續增進技能,也是加分條件。她就透過策展學習行銷概念與品牌規畫,學會使用繪圖軟體與社群工具,掌握的技能越多,便能增加工作的效率與成效。

 

(本文經授權轉載自《English Career》)

 

About 莊子萱

出生:1997 年
現職: 國際展覽會議公司展覽專員
學歷:致理科技大學行銷與流通管理系
經歷:外貿協會展覽處實習生、凱盟實業有限公司電商實習生、
赴泰國實習協助「2018 年泰國國際電子生產設備暨微電子展」、
協助 Google 舉辦首次在台的大型論壇活動-「Google 智慧台灣計畫」
英語程度: TOEIC Listening and Reading Test 630 分

 


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